Databehandleraftale for Webvagten

Version 1.1 af 3. november 2026 Udarbejdet med afsæt i Datatilsynets standardbestemmelser (skabelon version 1.2), tilpasset tjenestens faktiske indretning.

1. Parterne

Denne databehandleraftale (“Aftalen”) er indgået mellem:

Den dataansvarlige: Den virksomhed, der står i ordrebekræftelsen med navn, CVR-nummer og adresse (“Kunden”)

Databehandleren: LP Site ApS, CVR-nr. 46611810, Rideknægtsvej 10, 3400 Hillerød, der leverer ydelserne under navnet Webvagten (“Leverandøren”)

2. Baggrund og forrang

2.1. Leverandøren leverer de ydelser, Kunden har bestilt (“Tjenesten”), i henhold til parternes handelsbetingelser (“Hovedaftalen”). Hvilke ydelser Kunden har bestilt, fremgår af ordrebekræftelsen.

2.2. Ved leveringen behandler Leverandøren personoplysninger på Kundens vegne — herunder oplysninger om Kundens gæster, besøgende og medarbejdere, alt efter hvilke ydelser Kunden har bestilt. Kunden er dataansvarlig for disse oplysninger; Leverandøren er databehandler. Aftalen fastlægger vilkårene herfor, jf. databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28, stk. 3.

2.3. Ved modstrid mellem Aftalen og Hovedaftalen har Aftalen forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger.

2.4. Oplysninger om Kundens kontaktpersoner — navn, e-mailadresse, telefonnummer og korrespondancen med Leverandøren — behandler Leverandøren som selvstændig dataansvarlig i sit eget kundesystem. Det er beskrevet i privatlivspolitikken på webvagten.dk og er ikke omfattet af denne Aftale.

3. Behandlingens omfang og instruks

3.1. Leverandøren må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden, herunder for så vidt angår overførsel til tredjelande, medmindre behandlingen kræves efter EU-ret eller dansk ret. I så fald underretter Leverandøren Kunden om det retlige krav forud for behandlingen, medmindre underretning er forbudt af hensyn til vigtige samfundsinteresser. Hovedaftalen, ydelsesbilagene og Tjenestens aftalte funktionalitet udgør Kundens generelle instruks; Kundens ændringsbeskeder er instrukser om det konkrete indhold; supplerende instrukser skal være skriftlige.

3.2. Behandlingens genstand, karakter, formål, kategorier af personoplysninger og registrerede fremgår af Bilag A.

3.3. Aftalens omfang følger Kundens ydelser. Bilag A og Bilag B indeholder et fælles afsnit og derudover ét afsnit pr. ydelse. Kun de afsnit, der svarer til de ydelser, Kunden har bestilt, finder anvendelse. Bestiller Kunden en ny ydelse, udvides Bilag A og Bilag B med afsnittene for den ydelse med virkning fra bestillingen. Udvidelsen berører ikke Kundens øvrige ydelser og kræver ikke fornyet tiltrædelse af Aftalens øvrige bestemmelser. Ophører en ydelse, ophører de tilhørende afsnit med den, jf. punkt 10.

3.4. Leverandøren underretter omgående Kunden, hvis en instruks efter Leverandørens opfattelse strider mod GDPR eller anden databeskyttelsesretlig regulering.

3.5. Indhold, Kunden selv offentliggør: Kunden indestår for, at indhold, Kunden sender Leverandøren til offentliggørelse (fx omtale af navngivne medarbejdere), har fornødent behandlingsgrundlag. Tredjepartsindhold, som Kunden har valgt indlejret på hjemmesiden (fx et kort eller et bookingsystem), leveres af den pågældende tredjepart direkte til den besøgendes browser; Leverandøren er ikke databehandler for denne behandling, og den skal fremgå af hjemmesidens egen privatlivspolitik.

3.6. Brug af AI-tjenester: Leverandøren anvender en AI-tjeneste (sprogmodel) som underdatabehandler til at læse Kundens ændringsbeskeder og lave udkast til ændringer, jf. Bilag B. Til AI-tjenesten sendes alene beskedens tekst om hjemmesiden, hjemmesidens nuværende indhold og Kundens faste regler for hjemmesiden — ikke afsenderadresser, mailhoveder eller vedhæftede filer. AI-tjenesten må ikke bruge oplysningerne til egne formål, herunder træning af modeller, og sletter dem efter sin faste frist, jf. Bilag B. Et udkast offentliggøres først, når Kunden har godkendt det. Kunden må ikke sende særlige kategorier af personoplysninger (GDPR artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold i ændringsbeskeder. Skifter Leverandøren AI-tjeneste, sker det efter punkt 6.

4. Fortrolighed

4.1. Kun personer, der er autoriseret hertil, har adgang til personoplysningerne. Autoriserede personer er underlagt fortrolighed i medfør af aftale eller lovgivning. Fortroligheden gælder også efter Aftalens ophør.

4.2. Leverandøren fører fortegnelse over, hvem der har adgang til de systemer, hvori personoplysningerne behandles, og fjerner adgangen, når behovet ophører.

5. Behandlingssikkerhed

5.1. Leverandøren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. GDPR artikel 32, under hensyn til behandlingens karakter og risikoen for de registrerede. De implementerede foranstaltninger fremgår af Bilag C og ajourføres løbende, uden at det samlede sikkerhedsniveau derved forringes.

5.2. Leverandøren bistår Kunden med at vurdere, om foranstaltningerne er tilstrækkelige for Kundens behandling, i det omfang Kunden beder om det, jf. punkt 8.

6. Underdatabehandlere

6.1. Kunden giver hermed Leverandøren generel godkendelse til at anvende underdatabehandlere. De godkendte underdatabehandlere ved Aftalens indgåelse fremgår af Bilag B. Den gældende liste findes desuden altid på webvagten.dk/databehandleraftale.

6.2. Leverandøren underretter Kunden skriftligt, så vidt muligt mindst 30 dage før en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Får Leverandøren selv kortere varsel fra en underdatabehandler, underretter Leverandøren Kunden, så snart Leverandøren har fået besked, og senest samtidig med ændringen. Kunden kan gøre rimelig, begrundet indsigelse inden 14 dage efter underretningen; kan parterne ikke finde en løsning, kan Kunden opsige de berørte ydelser eller Hovedaftalen med virkning fra ændringens ikrafttræden, uanset Hovedaftalens almindelige opsigelsesvarsel.

6.3. Leverandøren pålægger enhver underdatabehandler databeskyttelsesforpligtelser, der svarer til denne Aftale, gennem en skriftlig aftale (typisk underdatabehandlerens databehandlervilkår, som er en del af dennes forretningsvilkår), og hæfter over for Kunden for underdatabehandlerens opfyldelse heraf.

6.4. Leverandøren fører tilsyn med sine underdatabehandlere på grundlag af deres offentliggjorte sikkerhedsdokumentation (fx SOC 2- eller ISO 27001-rapporter), deres certificeringer og lister over egne underdatabehandlere. Tilsynet gennemføres mindst én gang årligt og dokumenteres, jf. punkt 11.

7. Overførsler til tredjelande

7.1. Leverandøren tilstræber, at personoplysninger behandles og opbevares i EU/EØS, og vælger EU-regioner, hvor underdatabehandlerne i Bilag B tilbyder det. Sker behandlingen uden for EU/EØS, sker det efter punkt 7.2.

7.2. Overførsel til tredjelande sker alene via de i Bilag B anførte underdatabehandlere og kun på et gyldigt overførselsgrundlag i GDPR kapitel V. Overførselsgrundlaget for hver underdatabehandler fremgår af Bilag B.

7.3. Overførsler til USA sker efter EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework, når modtageren er certificeret under ordningen, og i øvrigt — herunder hvis tilstrækkelighedsafgørelsen ophæves eller erklæres ugyldig — efter EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914), som indgår i underdatabehandlernes databehandlervilkår. Leverandøren følger med i, om tilstrækkelighedsafgørelsen består, og om underdatabehandlerne fortsat er certificeret, og retter Bilag B til efter punkt 6, hvis grundlaget ændrer sig.

7.4. Kunden kan på anmodning få en kopi af det overførselsgrundlag, der anvendes for en bestemt underdatabehandler, eller en henvisning til, hvor det offentligt kan læses.

8. Bistand til Kunden

8.1. Leverandøren bistår — under hensyn til behandlingens karakter og de oplysninger, Leverandøren råder over — Kunden med: (a) besvarelse af anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse (GDPR kapitel III); (b) Kundens forpligtelser vedrørende behandlingssikkerhed, anmeldelse af brud til Datatilsynet, underretning af registrerede samt konsekvensanalyser og forudgående høringer (GDPR artikel 32–36).

8.2. Leverandøren besvarer ikke henvendelser fra registrerede på Kundens vegne, men videresender dem til Kunden uden unødig forsinkelse og senest inden for 5 hverdage. Beder Kunden om det, udleverer eller sletter Leverandøren de oplysninger om en registreret, der findes i Tjenesten, inden for 10 hverdage.

8.3. Bistand efter punkt 8.1 og 8.2 leveres uden vederlag, når den kan ydes med Tjenestens almindelige funktioner og et rimeligt tidsforbrug. Bistand af ekstraordinært omfang — fx gennemgang af store mængder data eller bistand til en konsekvensanalyse — afregnes efter Leverandørens sædvanlige timepris, som oplyses, før arbejdet går i gang.

9. Brud på persondatasikkerheden

9.1. Leverandøren underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der vedrører oplysninger behandlet under Aftalen, jf. GDPR artikel 33, stk. 2. Underretningen sendes til den e-mailadresse, Kunden har oplyst i ordrebekræftelsen.

9.2. Underretningen skal så vidt muligt indeholde de oplysninger, Kunden skal bruge til en eventuel anmeldelse til Datatilsynet (bruddets karakter, berørte kategorier og omtrentligt antal registrerede, sandsynlige konsekvenser og trufne/foreslåede foranstaltninger). Mangler oplysninger på underretningstidspunktet, eftersendes de, så snart de foreligger. Anmeldelse til Datatilsynet er Kundens ansvar; fristen på 72 timer løber for Kunden.

9.3. Leverandøren dokumenterer alle brud, herunder omstændighederne, virkningerne og de trufne foranstaltninger, og stiller dokumentationen til rådighed for Kunden.

10. Sletning og tilbagelevering ved ophør

10.1. Ved en ydelses ophør leverer Leverandøren en kopi af det indhold og de data, der er omfattet af ydelsen — for hjemmesiden som statiske filer og billeder samt eventuelle formularhenvendelser i et almindeligt filformat — jf. Hovedaftalens punkt 9.5, og sletter herefter alle personoplysninger omfattet af Aftalen. Kundens frist for at få udleveret materiale følger Hovedaftalens punkt 9.6.

10.2. Sletning fra aktive systemer sker senest 30 dage efter udløbet af Kundens frist efter punkt 10.1. Sikkerhedskopier slettes eller overskrives som led i den almindelige backupcyklus og senest 90 dage efter ophør. Underdatabehandlernes sletning følger deres frister i Bilag B.

10.3. Leverandøren bekræfter skriftligt, når sletning er gennemført, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver fortsat opbevaring (fx bogføringsloven for fakturaer). Oplysninger, der skal opbevares videre, må alene anvendes til det lovpligtige formål.

10.4. Under aftalen slettes oplysninger desuden løbende efter de frister, der står i Bilag A og Bilag C, uden at Kunden skal bede om det.

10.5. Leverandøren må som selvstændig dataansvarlig opbevare Kundens godkendelser og en beskrivelse af de godkendte ændringer (felt, indhold før og efter, dato og hvem der godkendte) som dokumentation for aftalen, dog højst 3 år efter ophør. Det er beskrevet i privatlivspolitikken på webvagten.dk.

11. Dokumentation og tilsyn

11.1. Leverandøren stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af GDPR artikel 28 og denne Aftale — herunder Bilag C, resultatet af Leverandørens seneste tilsyn med underdatabehandlerne efter punkt 6.4 og en beskrivelse af, hvor Kundens oplysninger ligger.

11.2. Kunden — eller en uafhængig tredjepart, som Kunden bemyndiger, og som er underlagt fortrolighed — kan med mindst 30 dages varsel og som udgangspunkt højst én gang årligt gennemføre tilsyn. Et tilsyn gennemføres som udgangspunkt skriftligt: Leverandøren besvarer Kundens spørgsmål og fremlægger dokumentation. Begrænsningen til én gang årligt gælder ikke ved et væsentligt brud på persondatasikkerheden, ved konkret mistanke om manglende overholdelse af Aftalen eller ved krav fra en tilsynsmyndighed.

11.3. Tilsyn gennemføres, så det ikke forstyrrer driften unødigt og ikke giver adgang til andre kunders oplysninger; hver part bærer egne omkostninger. Tilsyn med underdatabehandlerne sker gennem Leverandøren efter punkt 6.4; underdatabehandlernes egne revisionsrapporter kan udleveres i det omfang, underdatabehandleren tillader det.

12. Varighed, ansvar og lovvalg

12.1. Aftalen gælder, så længe Leverandøren behandler personoplysninger på Kundens vegne, og uanset om Hovedaftalen i øvrigt er ophørt.

12.2. De registreredes krav efter GDPR artikel 82 kan ikke begrænses ved denne Aftale. Parternes ansvar over for hinanden, herunder krav mellem parterne efter artikel 82, stk. 5, følger Hovedaftalens punkt 8.

12.3. Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved Leverandørens hjemting, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

13. Tiltrædelse

13.1. Aftalen kan tiltrædes skriftligt, herunder elektronisk — fx ved accept af Hovedaftalen, hvor denne Aftale indgår som bilag, eller ved bekræftende svar pr. e-mail. Leverandøren gemmer mailen med tidspunkt, afsender og dokumentversion som dokumentation for accepten.

13.2. Den, der tiltræder Aftalen, indestår for at kunne tegne Kunden.

Bilag A — Behandlingens genstand

Bilaget har et fælles afsnit og derefter ét afsnit pr. ydelse. Kun afsnittene for de ydelser, Kunden har bestilt, finder anvendelse, jf. punkt 3.3.

A.0 Fælles for alle ydelser

Varighed: Så længe Kunden har den pågældende ydelse, jf. dog punkt 10.

Behandlingens karakter, fælles del: Hosting og drift; teknisk logning; opbevaring af data og sikkerhedskopier; fejlfinding og sikkerhed; modtagelse og behandling af Kundens ændringsbeskeder i Leverandørens kundesystem, herunder med AI-bistand efter punkt 3.6.

Kategorier af personoplysninger, fælles del: Tekniske data om besøgende — IP-adresse, tidspunkt, forespurgt side — i serverlogs hos hostingudbyderen, som slettes automatisk efter udbyderens faste frist (for tiden ét døgn). Oplysninger, der indgår i Kundens ændringsbeskeder (fx navne på medarbejdere, der skal nævnes på hjemmesiden).

Opbevaring af ændringsbeskeder: Kundens ændringsbeskeder og Leverandørens svar gemmes i Leverandørens kundesystem (database hos Supabase i EU). Beskedernes indhold slettes automatisk 90 dage efter, at sagen er afsluttet. Hvad der blev ændret på hjemmesiden (felt, indhold før og efter, dato og hvem der godkendte) gemmes, så længe ydelsen løber, som dokumentation for Kundens instruks, og derefter efter punkt 10.5.

Særlige kategorier (GDPR artikel 9): Behandles alene, hvis det udtrykkeligt fremgår af afsnittet for den enkelte ydelse. Fremgår det ikke, må sådanne oplysninger ikke indsendes via ydelsen, og Kunden er ansvarlig for ikke at gøre det.

A.W1 Webvagt

Formål: Drift, visning og vedligeholdelse af Kundens hjemmeside, herunder ændringer efter Kundens instruks, modtagelse af henvendelser, fejlfinding, sikkerhed og sikkerhedskopiering.

Behandlingens karakter: Visning af hjemmesiden; transmission af formulardata til Kunden og opbevaring af dem i en database; modtagelse og behandling af Kundens ændringsbeskeder, herunder AI-bistand til udkast; opbevaring af indhold og versionshistorik; gendannelse af tidligere versioner; i Vagt Plus og Vagt Pro tillige cookiefri besøgsstatistik.

Opbevaring af formularhenvendelser: Henvendelser via hjemmesidens formularer sendes til Kunden pr. mail og gemmes i Leverandørens database hos Supabase i EU, så Kunden kan få dem udleveret. De slettes 90 dage efter modtagelsen, medmindre Kunden skriftligt instruerer en anden frist i ordrebekræftelsen.

Kategorier af registrerede:

1. Besøgende på Kundens hjemmeside.
2. Personer, der retter henvendelse via hjemmesidens formularer.
3. Personer, der omtales i indhold, Kunden offentliggør eller sender i ændringsbeskeder (fx medarbejdere).

Kategorier af personoplysninger:

1. Henvendelsesdata: navn, e-mailadresse, telefonnummer samt eventuelt fritekstindhold i beskeden.
2. Oplysninger i offentliggjort indhold og i Kundens ændringsbeskeder: navn, stilling, billede og eventuel omtale.
3. Besøgsstatistik (Vagt Plus og Vagt Pro): aggregerede tal uden oplysninger, der kan føres tilbage til den enkelte besøgende.

Særlige kategorier: Behandles ikke og må ikke sendes til Leverandøren.

Bilag B — Godkendte underdatabehandlere

Kolonnen “Ydelse” angiver, hvilken ydelse eller hvilket niveau underdatabehandleren anvendes til. “Fælles” gælder for alle Webvagtens kunder. Status for EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) er slået op på dataprivacyframework.gov den 27. oktober 2026 og kontrolleres igen ved Leverandørens årlige tilsyn.

Bruger Leverandøren en anden tjeneste, der behandler personoplysninger på Kundens vegne, og som ikke står i skemaet — herunder en anden sprogmodel eller AI-tjeneste — skal Bilag B opdateres efter punkt 6.2, før tjenesten tages i brug. Visma e-conomic A/S (bogføring og fakturaer) behandler alene oplysninger om Kundens kontaktpersoner, som Leverandøren er selvstændig dataansvarlig for, og står derfor i privatlivspolitikken, ikke her.

Bilag C — Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Foranstaltningerne beskrives på kategoriniveau. De afspejler Tjenestens indretning ved Aftalens indgåelse og ajourføres løbende, jf. punkt 5.1. Hjemmesiden hostes hos den udbyder, der fremgår af Bilag B; udbyderens egne foranstaltninger fremgår af dennes vilkår og sikkerhedsdokumentation.

Kryptering og transport: Al trafik til hjemmesider, udkast og Leverandørens kundesystem er TLS-krypteret, og certifikater fornyes automatisk. Databasen hos Supabase er krypteret i hvile.

Adgangskontrol: Adgang til kode, hosting, database, postkasse og AI-tjenester kræver personligt login med totrinsbekræftelse. Leverandørens kundesystem har ingen adgangskoder: login sker med en engangskode sendt til Leverandørens egen e-mailadresse, med begrænsning af antal forsøg, og hvert login logges. Kunden har intet login hos Leverandøren; ændringer bestilles på mail fra de adresser, der står i ordrebekræftelsen, og mails kontrolleres for ægthed (SPF, DKIM og DMARC), før de behandles.

Udkast: Udkast vises på adresser, der ikke kan gættes, og som ikke indekseres af søgemaskiner. Intet går live, før Kunden har godkendt udkastet. Godkendelser gemmes med tidspunkt og afsender.

AI-tjenester: Til AI-tjenesten sendes alene beskedens tekst, hjemmesidens indhold og Kundens faste regler — ikke afsenderadresser, mailhoveder eller vedhæftede filer, jf. punkt 3.6. AI-tjenestens forslag gemmes i kundesystemet og slettes efter samme frist som ændringsbeskederne.

Applikationssikkerhed: Hjemmesiderne er statiske sider uden login for besøgende. Formularer er beskyttet mod misbrug med hastighedsbegrænsning og spamfilter. Formulardata gemmes ikke på selve hjemmesiden. De sendes gennem Leverandørens egen formularfunktion hos Vercel videre til Kunden med Resend og gemmes i Leverandørens database hos Supabase i EU, jf. Bilag A.W1 og Bilag B. Databasen kan ikke tilgås fra hjemmesiden, og alle tabeller er beskyttet, så de kun kan læses af Leverandørens eget system. Der bruges ingen andre formulartjenester.

Adskillelse af data: Hver kundes hjemmeside ligger i sit eget projekt hos hostingudbyderen. Kundernes oplysninger i kundesystemet er adskilt pr. kunde. Hemmeligheder (nøgler og adgangskoder) opbevares i hostingudbyderens krypterede miljø og aldrig i kode eller versionshistorik.

Sikkerhedskopiering: Hver version af hjemmesiden gemmes i versionshistorikken, og tidligere versioner kan gendannes. Kun indhold, der er offentliggjort på hjemmesiden, gemmes i versionshistorikken. Ændringsbeskeder og materiale, der ikke er brugt, opbevares alene i Leverandørens postkasse og kundesystem — aldrig i versionshistorikken. Databasen sikkerhedskopieres dagligt af databaseudbyderen. Formularhenvendelser opbevares desuden i databasen, jf. Bilag A.W1.

Sletning: Indholdet af ændringsbeskeder, AI-forslag og svar slettes automatisk 90 dage efter, at sagen er afsluttet. Formularhenvendelser slettes efter Bilag A.W1. Engangskoder og loginforsøg slettes efter 24 timer. Mails hos Resend slettes efter 30 dage, og AI-tjenesten sletter sit input inden 30 dage.

Logning: Tekniske serverlogs (IP, tidspunkt, forespørgsel) opbevares hos hostingudbyderen i ét døgn og anvendes alene til drift, fejlfinding og sikkerhed. Kundesystemet logger, hvem der har godkendt hvad og hvornår.

Overvågning: Det overvåges automatisk, om hjemmesiderne svarer, så fejl opdages og rettes.

Organisatorisk: Adgang til produktionsdata er begrænset til de personer hos Leverandøren, der har brug for den. Software holdes opdateret, og ændringer dokumenteres i versionshistorikken. Leverandøren fører mindst én gang årligt tilsyn med underdatabehandlerne, jf. punkt 6.4, og gennemgår samtidig denne Aftales bilag.

Version 1.1 er den første version, der bruges over for kunder. Version 1.0 var et udkast og blev aldrig brugt.